Systemy elektronicznego obiegu dokumentów

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w spółce to kwestia niebanalna. Od uzgodnienia systemu i kontroli należałoby zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu synchronizacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustanowić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z autorskich rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Faktury mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wykorzystywany jest zwykle w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System programy lojalnosciowe elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich ścisła segregacja - tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą komputerową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na ekologię. Szczególnie drzewa "odetchną z ulgą". Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu zaoszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy wybierają się na spotkania z klientami. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (przykłady dla mieszkańców stolicy: Netbooki Warszawa) albo tablet (a w tym miejscu dla mieszkańców Krakowa: atrakcyjny link). Zajmują mniej miejsca i bezpieczniej wpływają na nasze środowisko.